文件的认证 是一个非常具体的领域，大多数人在平时很少接触到。因此，对于突然迫切需要准备 在国外使用 的文件的人来说，在这个方面有许多问题也是很自然的。
在许多国家，文件的认证并不仅与单一的的法律相关，而是由大量复杂的国际条约和错综复杂的法规来规范，因此情况有时候比较复杂。我们的一些客户在第一次面对这个问题时，有可能会感到非常愤怒。"为什么同样的文件在一个国家使用时很容易翻译，在另一个国家提交时需要海牙认证，而为了在第三国使用，必须通过领事认证的过程，甚至还要进行公证。
因此，我们决定简单谈谈什么是公证、海牙认证和领事认证，并解答有关其实际用途的常见问题。
首先，如果你有一份文件，需要做什么才能使它在国外使用？以前，所有国家的居民都必须毫无例外地求助于于复杂、漫长和多阶段的程序，以便在领事馆和外交部委确认文件的真实性。然而，1961年出现了《废除外国公文合法化要求的海牙公约》，迄今已有140多个国家和地区加入该公约。
认证文件的关键在于，合同的所有各方都同意承认对方的文件，当这些文件被贴上被称为apostille的特殊印章时。换句话说，海牙认证是一种国际标准化的表格，用于填写有关将在国外提交的文件的合法性的信息。
但是，海牙认证是否在任何地方都有用，或是必需的吗？这两个问题的答案都是否定的。
世界上有两百多个国家和地区，其中一些国家由于各种原因尚未加入《海牙公约》，其中包括一些我们经常谈到的有一定影响力的国家。我们经常要与它们在各种问题上打交道——与经济、旅游或教育有关，例如。 中国 、 加拿大 和 埃及 。对于这样的国家，在国外使用文件时，仍然需要经过领事认证的程序。
但也有一些国家恰恰相反，往来文件不需要认证。例如，一些曾是前苏联的成员国和属于东方集团的国家，对于往来自俄罗斯的文件已经达成了适当的补充协议。然而，当提交文件给一个特定的组织时，最好还是先进行查询。有时会出现这样的情况：尽管程序简化了，但个别公司仍然需要加注。
当然，您也应该知道，对于某些类别的文件（特别是商业和身份文件）不能用海牙认证的方式进行认证。
至于文件的公证，这是一个相当模糊的定义，它不可能对任何文件进行权威性的认证。因此，如果你拿着离职证明或出生证明去找公证员，要求他对其进行认证以便在国外使用，他将无法帮助你。
公证员可以认证一份契约的副本。但是，在国外，你很可能需要由被授权在申请国执业的公证员进行这种认证。因此，你只需要在你的国家用海牙认证或领事认证的方式进行认证。
但还有一点很重要，千万不要忘记。无论文件是如何被认证的——海牙认证、领事认证或因协议而默认承认——你都必须将其正式翻译成东道国的语言。而且，这方面的模糊性比合法化要大得多。每个国家都有自己的程序，通常有某些独特的特点。此外，在一些国家，这一领域不是由法律规定的，而是由法规或法律习惯规定的，这就是为什么在每个组织在提交文件时，有必要单独决定如何进行翻译。为了更详细地介绍这个问题，我们建议阅读我们网站上的 认证翻译 ，其中包含许多国家的官方翻译程序的描述。但一般来说，在大多数国家，要么有特别授权的、宣誓过的译员，他们的翻译不需要额外的认证，要么公证处会对合格译员的翻译进行认证。
