乌克兰司法部 通过其命令正式批准了一套原则上全新的文件海牙认证加注程序。
乌克兰司法部文件海牙认证加注程序如何发生变化
乌克兰司法部于2025年11月20日发布的第3177/5号命令《关于规范乌克兰司法部加注海牙认证的相关关系》，已于2025年11月24日完成官方登记，并将于2026年2月1日起正式生效。
该命令批准了《乌克兰司法部在拟用于其他国家使用的官方文件上加注海牙认证的程序》。该程序明确规定了文件加注海牙认证的条件、依据及办理流程，且整体流程将发生根本性变革。
海牙认证的加注将通过“海牙认证电子登记册”的软件系统完成。认证办理期限为三个工作日，自提交相应申请的次日起计算。若决定拒绝加注海牙认证，拒绝决定亦须在同一期限内作出。若被拒绝，加注费用不予退还。
如需在“纸质”文件上加注海牙认证，申请人应以口头形式亲自前往乌克兰司法部所属地域主管机构的任一民事状态登记机关（РАГС）或公证人处提交申请。若文件由档案机构签发，则应向乌克兰国家档案署提出申请。
若申请人身处国外，可通过邮寄方式向任一民事状态登记机关或国家档案署提交申请。
当需对官方电子文件加注海牙认证时，申请应以电子形式提交至乌克兰司法部。
如申请人未持有相关文件，应向下列主管机构申请获取：
- 民事状态证明文件 —— 向民事状态登记机关申请；
- 档案文件 —— 向乌克兰国家档案署申请；
- 统一国家法人、个体工商户及社会组织登记册（ЕГР）摘录 —— 向司法部地域主管机构申请。
申请人亲自提交海牙认证申请时，须出示有效的身份证明文件。
乌克兰司法部文件海牙认证申请程序的具体方式
如需对纸质文件加注海牙认证，民事状态登记机关、国家档案署或公证人的工作人员应在申请当日，通过海牙认证电子登记册系统生成并登记相应申请。若申请通过邮寄方式提交，则应不迟于收到申请后的下一个工作日完成登记。
如对电子文件加注海牙认证，申请人应通过统一国家电子政务服务门户网站“Diia”生成申请，并通过国家信息资源数字交互系统“Trembita”传送至海牙认证电子登记册。
在亲自提交文件的情况下，申请将基于申请人的身份证明文件及其口头提供的信息生成。若主管人员或公证人无异议，申请人应在生成的申请文件上签名。若通过邮寄方式提交，则申请依据所载信息生成。
为加注海牙认证，申请人应提交文件原件或依法认证的副本，并提交缴纳规费的凭证。如通过“Diia”系统支付费用，则无需提交付款凭证。若申请人依法享有规费减免资格，须提交相应证明文件；邮寄申请时，应将证明文件副本一并寄送。
针对不同类型的文件（由司法机关、法院、档案机构、公证人签发），分别设有专用的海牙认证申请表。纸质文件形式下，同一类别文件的数量不受限制，但每一类别须单独提交申请。
电子文件的海牙认证申请中，每一份申请仅可包含一份电子文件。
当申请由授权主管人员或公证人生成时，应制作官方文件的扫描副本，并作为申请材料的组成部分。
申请正式生成并附加扫描副本后，即进入乌克兰司法部的审查程序。
乌克兰司法部如何在文件上加注海牙认证
在司法部审查申请期间，纸质申请文件及拟加注海牙认证的文件原件将保存在相应的民事状态登记机关、国家档案署或公证人处。申请人将获得一个登记编号，可凭此在司法部官方网站上查询审查进度。电子提交的申请则自动通过数字系统生成登记编号。
负责作出海牙认证决定的乌克兰司法部授权官员应：
- 确认该文件是否属于可加注海牙认证的范围；
- 核查签名与印章的真实性，并确认签署文件人员的职权。
司法部官员应持有相关人员签名样本及印章、戳记样本以供比对。如数据库中缺乏相关样本，司法部将向相应机构发出核查请求。
如在审查过程中发现文件存在伪造嫌疑（例如文件内容与国家登记册信息不符），司法部将向被指为文件签发主体的机构发出正式查询。
在查询处理期间，海牙认证申请的审查程序将暂停，司法部须就此通知申请人。被查询的文件签发机构须在10个工作日内作出答复。
根据对提交文件的审查结果，乌克兰司法部授权官员将作出加注海牙认证或拒绝加注的决定。
如因文件涉嫌伪造而拒绝加注海牙认证，乌克兰司法部将向执法机关通报相关情况，以便其在职权范围内开展调查并采取相应措施。
民事状态登记机关、国家档案署或公证人的工作人员应不迟于作出决定后的下一个工作日通知申请人。确认海牙认证内容不存在语法或文体错误后，将其单独呈现于一张纸上，并以白色或红色线绳方式装订于原文件，使其无法在不损坏认证页的情况下分离，并由相应主管人员或公证人签字确认。
若拒绝加注海牙认证，拒绝通知亦将以单独页面形式呈现。电子海牙认证的通知将发送至申请人的数字工作账户。
已加注海牙认证的真实性可通过司法部官方网站上的专用服务进行核验。核验依据包括登记编号、加注日期及校验码等信息。
因此，自2026年2月1日起，乌克兰的海牙认证加注制度将进行系统性改革。新程序明确了司法部在文件合法化体系中的核心地位，引入公证人参与海牙认证流程，并建立起完善的电子海牙认证机制。
什么是海牙认证？
在本视频中，我们将介绍什么是海牙认证、其适用目的、办理方式与主管机构，以及文件海牙认证制度的发展历史。
如您需要对在外国签发的文件进行海牙认证，欢迎联系上海史密德商务咨询有限公司。
我们在全球100多个国家提供海牙认证及文件合法化相关服务。
我们可以为您提供哪些帮助？
我们非常乐意协助您完成用于境外使用的文件海牙认证加注及合法化程序。
您可随时联系 上海史密德商务咨询有限公司， 我们在文件合法化与合格评定相关服务领域拥有丰富经验，可提供包括公证副本制作、翻译、授权委托书准备、在国家主管机构及外国使领馆办理文件合法化，以及向全球多数国家递送已完成文件在内的全流程服务。
有关文件合法化与海牙认证程序的更多信息，欢迎 访问我们的网站。
