乌克兰司法部宣布新的文件海牙认证程序即将生效

2026年2月1日，乌克兰新的文件海牙认证程序将正式生效。相关声明由乌克兰司法部发布。

自2026年2月1日起如何在乌克兰办理文件海牙认证

新程序依据乌克兰司法部2025年11月20日第3177/5号命令批准。如该文件在此之前完成正式公布，则新程序将于2026年2月1日生效。新程序公布之日，2015年通过的旧程序及其配套规范性法律文件将正式失效。

即将实施的新程序的主要创新在于，海牙认证将通过海牙认证电子登记系统的软件工具完成。因此，相关流程计划实现最大程度的自动化并减少行政程序复杂性。

乌克兰司法部指出，新程序规范了电子登记系统中签字样本、公章及印章样本，以及公开密钥证书信息的录入要求。

乌克兰司法部中央机构将录入其工作人员相关数据，司法部地方机构将录入民事状态登记部门（РАГС）工作人员、法人登记官、个体企业家及社会组织登记官以及公证员相关数据。

此外，国家档案局将录入其工作人员及档案机构人员数据，乌克兰法院将录入法官相关信息。

海牙认证或拒绝进行海牙认证的决定应在三个工作日内完成，该期限自海牙认证电子登记系统登记申请后的次日起计算。

——乌克兰司法部表示。

新程序明确规范以下流程：

• 受理海牙认证申请文件；
• 审查文件；
• 签发审查结果；
• 获取登记系统信息。

乌克兰居民不仅可以通过民事状态登记部门提交海牙认证申请，还可以通过公证员提交（需完成身份确认）。这将显著提升公民办理便利性。

值得注意的是，乌克兰执法机构目前正在打击实际在境外开展业务的公证员。尽管乌克兰政府已正式禁止此类模式，并对违规行为提起刑事诉讼，但仍有部分人员通过助理组织远程业务。未来乌克兰是否会出现非法“远程”海牙认证模式仍有待观察，但此类活动在法律上将被认定为非法。

根据官方程序，在境外的乌克兰公民可通过邮寄方式向民事状态登记部门或档案机构提交海牙认证申请。

申请提交后，民事状态登记部门或档案机构工作人员将生成电子申请并发送至司法部。同时，申请人需提交文件原件或依法认证的副本以及缴费凭证。

对于电子文件，申请人可通过国家统一电子服务门户（“Дия”）提交海牙认证申请。该系统实现了高度自动化处理。

司法部授权工作人员收到申请后，将确认相关文件是否属于可办理海牙认证范围，并核验文件上官员签字及印章的真实性。核验工作通过与专用数据库中的样本进行比对完成。

如对文件真实性产生疑问，司法部工作人员将发送必要查询请求。如怀疑得到证实，将通知执法机构。

当文件符合要求时，司法部将作出批准决定，受理申请的人员（民事状态登记部门工作人员或公证员）将打印海牙认证并附加至文件。

经认证文件上的海牙认证真实性可通过司法部门户进行核查。此外，乌克兰还明确了海牙认证印章样式。印章上方为包含“APOSTILLE”及“MINISTRY OF JUSTICE OF UKRAINE”字样的标识，两者之间以五角星分隔；下方为包含“МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ”字样及印章编号的标识，该编号对应乌克兰企业与组织统一国家登记册中的法人识别代码（适用于司法部地方民事状态登记部门或国家档案局），或对应相关公证员执业许可证编号。第二行内容由七角星分隔。

自2026年1月1日起，乌克兰海牙认证费用由自然人610格里夫纳提高至670格里夫纳（约15.40美元），法人费用由1060格里夫纳提高至1160格里夫纳（约26.68美元）。

近期乌克兰海牙认证存在的问题

正如上海史密德商务咨询有限公司此前报道，在俄罗斯联邦特别军事行动背景下，大量乌克兰公民离开本国。联合国估计难民总人数约为1000万人。

专家指出，在外迁人口中，西乌克兰地区居民占比较高，尽管该地区基本未受到激烈军事行动影响。当地居民试图规避全面动员及其他法律限制，同时避免生活水平整体下降带来的影响。

因此，在获得合法身份、就业以及进入国外教育机构过程中，乌克兰公民需要提供官方文件，例如出生证明、结婚证明、学历证书、成绩单、证明文件、公证文书及证书等。

最常见的文件之一是无犯罪记录证明——许多国家在办理居留许可、入籍、就业及入学时均要求提供该证明。

然而，乌克兰公民在办理该类证明时遇到困难。由于多数国家要求乌克兰文件必须事先进行海牙认证或领事合法化，相关手续复杂。

对于身处境外的申请人而言，获取纸质无犯罪记录证明并进行海牙认证极为困难。即使未登记服兵役，也意味着长时间且费用高昂的往返旅行，而对于17至60岁的男性而言甚至可能成为无法返回的单程旅程。

此外，官方尚无法在线申请带海牙认证并提供邮寄服务的纸质无犯罪记录证明（即便在乌克兰境内）。该证明仅能在有限办公地点现场领取（例如基辅仅有一个办理地址）。

表面上看，电子无犯罪记录证明似乎提供了解决方案，但实际存在行政冲突问题。由于缺乏电子文件海牙认证机制，电子证明在实践中难以使用。

早在2015年，乌克兰司法部宣布启动电子海牙认证服务。根据乌克兰内阁2022年5月27日第631号决议，自2023年1月1日起，内务部获得对其签发文件（包括无犯罪记录证明）实施海牙认证的权限。但根据内务部内部规定，未推出电子海牙认证。

因此，内务部虽可签发电子证明，但无法对其进行海牙认证。由于制度冲突，需要在境外使用该证明的人仍需获取纸质文件并加盖传统海牙认证印章。

关于乌克兰电子无犯罪记录证明海牙认证问题，已通过2024年7月25日内阁第853号决议提出解决方案。

新的电子海牙认证制度计划适用于所有中央行政机关，包括内务部。但实际上，内务部电子海牙认证服务仅于2025年6月通过国家电子服务门户“Дия”正式运行。

另一个问题涉及乌克兰与俄罗斯之间文件相互合法化。自2024年5月19日起，《明斯克法律协助公约》不再适用于乌克兰，该决定由乌克兰政府于2022年底作出。

然而，大量乌克兰公民的出生证明、结婚证明、学历文件及其他个人文件是在俄罗斯签发。为避免因短期内必须进行海牙认证而导致法律问题，乌克兰政府决定在战时状态期间临时承认2022年2月24日前签发的俄罗斯文件无需海牙认证。

但根据社交媒体信息显示，该决定在实践中执行并不统一。 作为回应，俄罗斯政府要求对乌克兰文件进行海牙认证。但在俄罗斯联邦新纳入地区签发的文件应被俄罗斯所有机构直接承认，无需额外合法化程序。目前仍存在未明确规范的问题。

部分俄罗斯国家杜马代表及专家机构认为，要求对2024年5月之前签发的乌克兰文件进行海牙认证属于违法行为，但尚未形成统一司法实践。

此外，对于克里米亚、塞瓦斯托波尔、顿涅茨克人民共和国、卢甘斯克人民共和国、赫尔松州及扎波罗热州居民，如其文件在目前由乌克兰政府控制地区签发，其法律适用问题仍未得到明确规范。

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