乌克兰司法部就文件海牙认证相关事项发布了官方说明，对自2026年2月1日起实施的新《海牙认证办理程序》中未予明确的问题进行了补充说明。此外，乌克兰主管当局还意外宣布，在文件合法化实施方面引入过渡期安排。
乌克兰如何改革文件海牙认证程序
正如上海史密德商务咨询有限公司此前报道，2026年2月1日，乌克兰新的文件海牙认证办理程序正式生效。该程序依据2025年11月20日第3177/5号司法部命令批准实施。自2015年起施行的旧程序同时失效。
新程序的核心变化在于：海牙认证的签发通过电子海牙认证登记册的软件系统完成。此举旨在最大限度实现流程自动化并减少行政负担。
乌克兰司法部指出，新程序对电子登记册中样本信息的录入进行了规范，包括：公职人员签名样本、印章及戳记样本，以及公开密钥证书信息。这些要素属于合格评定活动中的真实性核验依据，涉及对签名和印章符合性要求的确认。
乌克兰司法部中央机关负责录入其工作人员相关信息；司法部各地区机关负责录入民事状态登记部门（РАГС）公职人员、法人及个体工商户国家登记员、社会组织登记员以及公证人的相关数据。
国家档案署负责录入其工作人员及档案机构人员的信息，乌克兰法院则录入法官信息。
海牙认证的加注或拒绝加注，应在三个工作日内完成，期限自申请在电子海牙认证登记册注册次日起计算。
——司法部声明。
新程序明确规范以下程序性要求：
- 受理海牙认证申请文件；
- 文件审查；
- 出具审查结果；
- 从登记册获取相关信息。
乌克兰居民现可不仅通过民事状态登记部门提交海牙认证申请，也可通过公证人提交（须进行身份确认）。此举简化了普通申请人的程序性要求。
值得注意的是，乌克兰执法机关目前正严厉打击实际上在境外远程执业的公证人。尽管官方已明令禁止此类行为，并对违规者提起刑事程序，但仍存在通过助理远程运营公证事务所的情况。未来是否会出现非法“远程”海牙认证模式尚待观察，但从合规性要求角度看，该行为在形式上属于违法活动。
根据官方程序，身处境外的乌克兰公民可通过邮寄方式向民事状态登记部门或档案机构提交海牙认证申请。
申请提交后，相关机构工作人员形成电子申请并发送至司法部。申请人须提交文件原件或依法认证的副本，以及缴纳国家规费的凭证。
对于电子文件，可通过国家统一电子政务服务门户“Дия”提交海牙认证申请。该系统实现高度自动化处理。
司法部授权官员在收到申请后，将确认文件是否属于可进行海牙认证的范围，并对签名和印章的真实性进行符合性核查。核查通过专用数据库中的样本进行比对。
如对文件真实性产生合理怀疑，司法部工作人员将发出核查请求；若怀疑成立，将通知执法机关。
当文件符合相关要求时，司法部作出肯定决定，受理申请的人员（民事状态登记部门工作人员或公证人）打印海牙认证并将其装订于文件之上。
经海牙认证的文件，其真实性可通过司法部门户网站进行验证。此外，乌克兰明确了海牙认证印章的形式要求：上行文字包含“APOSTILLE（海牙认证）”及“MINISTRY OF JUSTICE OF UKRAINE（乌克兰司法部）”字样，中间以五角星分隔；下行文字包含“МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ（乌克兰司法部）”及印章序号，该序号对应乌克兰统一国家企业和组织登记册中的法人识别代码，或对应公证执业许可证编号。第二行文字以七角星分隔。
乌克兰司法部对新海牙认证程序的补充说明
实践表明，自2026年2月1日实施的新程序在合法化实践中暴露出若干法律空白，影响了文件符合性确认流程的顺畅实施。
为弥补法律空缺，乌克兰司法部通过专门函件，对新程序实施中的若干实际操作问题进行了说明。该文件已正式发送至各跨区域司法管理机构，并由《司法法律报》公布。
函件具体说明了关于海牙认证决定的作出程序以及结果移交申请人的程序性要求。
根据说明，“乌克兰司法部公职人员依据既定规则加注海牙认证或作出拒绝决定”，不适用其他规范性文件。
乌克兰司法部公职人员通过电子海牙认证登记册软件系统，将已加注的海牙认证或拒绝通知发送至相应受理部门或公证人，即负责形成和注册申请的机构。
——《司法法律报》援引司法部函件内容。
函件还详细规定了纸质文件与海牙认证的装订要求：须使用白色或红色线或带进行装订，确保在不损坏纸张的情况下无法分离，并由相关公职人员签字确认。如装订方式不符合规定，则文件在境外使用时将不被承认其符合性。
当电子海牙认证以单独页面形式可视化附加于纸质文件时，应包含关于已施加乌克兰司法部电子数字签名（电子印章）的文字说明，无需额外认证。
司法部函件还提及一个此前未公开的重要事项：乌克兰主管机关正在实施新程序的过渡期安排。
司法部表示，根据国家信息系统机构（НАИС）的信息，电子海牙认证登记册仍在进行技术升级，软件更新预计于2026年3月1日完成。目前登记册在未更新软件情况下运行。
——《司法法律报》报道。
司法部强调，新程序在形式上已开始适用，但须结合现有技术能力实施。目前，海牙认证可采用纸质专用标记形式或电子形式签发。
在软件更新完成前，登记册中签名及印章样本的录入尚未完全按照新程序的要求实施。根据近年来实践经验，过渡期可能延长，登记册何时全面符合规定的合格评定运行要求，尚无法确定。
什么是海牙认证？
在本视频中，我们介绍什么是海牙认证、其用途、办理方式与办理地点，以及文件海牙认证制度的发展历史。
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