欧盟公司法数字化：文件认证和翻译规则将如何改变

在欧盟公司法持续数字化转型的背景下，与文件认证和翻译相关的程序大幅简化。欧盟委员会在Digitalisierungsrichtlinie II框架下的新倡议旨在减少官僚障碍，提高透明度，加快欧洲各国之间的企业信息交流。

2023年3月29日，欧盟委员会提出了修改指令的建议，旨在扩展和优化欧盟公司法中数字工具和程序的使用（COM 177）。大约一年后，欧洲议会和理事会达成了共同文本的协议。该提案提出进一步修订和扩展公司法汇编指令（指令[欧盟]2017/1132），并补充了数字化指令（指令[欧盟]2019/1151），后者现已允许在线设立公司。

具体来说，拟议的变更包括引入数字授权书、官方文件的相互承认无需重复海牙认证（apostille），以及在通过欧盟信任服务（EU Trust Services）进行认证的条件下取消翻译要求。这些措施有助于更加高效地开展跨境业务，并简化不同欧盟国家的公司注册和管理流程。

本文将介绍改变现有公司文件认证和翻译规则的关键创新。

欧盟公司法数字化的主要目标和方向

根据“数字时代适合的欧洲”（Europe fit for the digital age）的口号，该提案旨在通过数字工具和程序，简化跨境运营公司的活动，减少官僚程序，进一步简化全欧洲公司真实信息的获取。

该倡议包括以下措施：

• 可靠的企业信息与全欧企业登记信息查询系统：通过额外的合伙企业和集团信息披露义务以及对BRIS、BORIS和IRI全欧系统的标准化访问，提高透明度；
• 简化形式要求：“一次性提供”（once-only）原则意味着公司未来只需提交一次信息——该措施在一定条件下还将使海牙认证和翻译变得不必要；
• 引入欧盟数字授权书：标准化的多语言表格将用于简化跨境公司代表授权；
• 创建欧盟公司证书（EUCC）：数字证书，包含所有欧盟官方语言的公司核心信息。

数字工具和文件的引入

欧盟公司证书

该指令提案的核心内容之一是进一步将数字工具融入企业管理领域。具体来说，拟创建统一且公开的欧盟公司证书（EU-Gesellschaftsbescheinigung, EU Company Certificate），其中包含关键登记信息（法律形式、注册地点、代表等），并提供所有欧盟官方语言版本。此文件旨在促进国际交流，提高企业信息在市场中的可信度。

欧盟公司证书由公司注册所在成员国的登记机关颁发。该文件将在其他欧盟国家被视为“充分证据”（sufficient evidence），这意味着确认其中信息无需额外文件。尽管该推定是可推翻的，但将大大简化跨境程序中的信息承认。然而，应注意，证书可能包含尚未在登记簿更新的过时信息。

欧盟数字授权书

为简化公司在海外的代表行为，推出了欧盟数字授权书（digitale EU-Vollmacht）。该授权书采用统一格式，支持所有欧盟语言，并允许授权人在另一欧盟国家行使职权，无需根据国家法律制作单独文件。

与欧盟公司证书不同，数字欧盟授权书作为确认跨国公司代表权限的文件，可通过欧盟数字身份钱包（EU Digital Identity Wallet）提交。但该授权书不具备法律上的“充分证据”地位，而作为需根据国家法律进一步核实的证明文件。其形式和内容等正式要求仍由相应国家的内法规决定。

登记信息查询平台数据交换

此外，提议完善国家登记簿之间的结构和协作，确保BRIS（企业登记信息查询互联系统）、BORIS（实益所有权登记信息查询互联系统）及IRI（破产登记簿）等平台的技术与法律兼容性。这将实现对公司及其结构最新数据的无障碍访问，促进更大透明度和法律确定性。

公司文件认证和翻译的新规则

数字化指令 II 的关键内容之一是重新审视欧盟公司文件的认证和翻译方法。变更旨在取消冗余程序、缩短文件处理时间，并提升对数字认证形式的信任。

一项重要简化是新的文件真实性确认程序。使用一欧盟国家签发的官方文件，在其他国家不再需要海牙认证、海牙认证或公证。对于电子文件，只需符合eIDAS条例的认证即可。纸质文件则只需注明签发日期、盖章及文件编号，便于电子核验。

得益于包括欧盟信任服务（EU-Vertrauensdienste）在内的高级电子认证工具的广泛应用，数字签名或认证的文件可在其他成员国无需额外手续使用。这特别适用于符合新技术和法律标准的标准企业表格、登记信息和授权书。

此外，指令限制了翻译义务。如果文件内容能从格式直接明晰得出（例如通过跨登记簿信息交换系统获得的登记信息），相关机关通常不会要求翻译。使用多语言标准表格和电子证书（如欧盟公司证书）时，接收国也无需翻译。在符合真实性和可靠性要求的前提下，此类文件将被所有欧盟成员国承认。

值得注意的是，指令未引入文件相互承认的一般原则——其法律后果及真实性评估仍受各国程序法管辖。

预计新规定将大幅简化欧盟内部登记程序，降低翻译、海牙认证及公证成本。长远看，这将增强对电子交互形式的信任，助力打造更透明高效的欧盟商业环境。

我们能为您提供什么帮助？

尽管欧盟公司法数字化进展迅速，许多文件在过渡期仍需进行海牙认证、公证和翻译。此外，并非所有政府机构和单位会立即认可数字文件形式，尤其是在跨境程序中。

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• 从官方登记簿调取企业文件（章程、设立协议、授权书、年度报告等）；
• 核实所提供文件的真实性和法律状态，包括数字形式文件；
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