上海史密德商务咨询有限公司友好提醒：2026年3月3日，乌克兰完成了海牙认证改革的又一重要阶段。现在，官方基辅为公民提供了文件合法化新途径，以便在海外使用这些文件。
乌克兰海牙认证改革历程
正如上海史密德商务咨询有限公司此前所述，在一国签发的文件要在另一国领土使用，几乎总是伴随着各种复杂情况。接收方可能会质疑所提交文件的真实性，或者对文件办理时适用的法律规范不符提出异议。
长期以来，国际间文件认可的问题通过领事认证来解决。这是一项特殊的程序，要求首先在文件签发国的主管部门（如外交部）进行认证和盖章，然后由官方（公证）翻译人员进行翻译，并由目的国领事馆进行认证。这一过程漫长、复杂，且涉及多项规费的支付。
为了简化流程，1961年签署了《海牙公约》，取消了对外国公文的认证要求。根据该国际条约，公约成员国签发的文件只需办理海牙认证（Apostille），即可在其他所有成员国境内使用。
海牙认证（Apostille）是一种国际标准化的表格，用于填写文件合法性信息，以便在承认此类认证形式的国家和地区展示。它通常表现为一种特殊的印章或证书。然而，近年来电子海牙认证（e-Apostille）也得到了普及，这是一种专门用于确认虚拟形式文件的真实性的数字标识。
如果一个国家不想接受来自某个特定国家的海牙认证，它可以对该国加入公约提出异议或发表声明。在这种情况下，这两个国家之间将不适用海牙认证。
苏联于1991年4月17日加入《海牙公约》。俄罗斯联邦作为其国际法继受人继续履行公约义务。在乌克兰，领事认证曾实行过一段时间，但2003年该国也成为了《海牙公约》的成员国。
长期以来，乌克兰仅支持纸质文件的海牙认证，程序官僚且耗时。然而，近期乌克兰在文件合法化领域启动了大规模改革。
2026年2月1日，乌克兰新的《文件海牙认证规程》正式生效。 该规程由司法部于2025年11月20日以第3177/5号命令批准，自2015年起施行的旧规程随之作废。
新规程的核心创新在于通过海牙认证电子登记处的软件工具进行认证。当局希望以此最大程度实现自动化并去官僚化。
司法部明确，新规程规范了电子登记处的内容，包括官员签名样本、印章和戳记模版，以及公开密钥证书的信息。
乌克兰司法部中央机构负责录入其员工的数据；司法部地方机构负责录入民政登记处（РАГС）官员、法人及个体工商户和公共团体国家登记员以及公证员的数据。
相应地，国家档案局录入其职员及档案机构工作人员的数据，而乌克兰法院则录入法官的数据。
乌克兰居民现在不仅有权通过民政登记处申请海牙认证，还可以通过公证员（需确认身份）进行申请。这将极大地简化普通公民的生活。
电子文件的海牙认证申请可以通过统一国家电子服务门户（“Diya”）在线提交，在该平台上，整个过程实现了高度自动化。
司法部授权人员在收到申请后，会确认特定文件是否属于海牙认证范围，并核实文件上官员签名和印章的真实性。核对工作通过与专门数据库中的样本对比完成。
如果对文件真实性产生怀疑，司法部人员将发送必要的查询函；如果怀疑属实，则会通知执法机关。
当文件核实无误后，司法部将作出通过决定，而接收申请的人员（民政登记处职员、公证员）将打印出海牙认证页并将其装订在文件本身上。
然而，在改革正式启动后不久，有消息称登记处的新软件无法运行。因此，新规程（包括签名核对和公证员接收文件）在实际上几乎未能开展。直到2026年2月27日，乌克兰暂停了海牙认证服务，以便启动新程序。
2026年乌克兰文件如何办理海牙认证
2026年3月2日，乌克兰更新后的海牙认证登记处正式投入运行。乌克兰司法部对此进行了正式宣布。该登记处作为一个集存储、核查和验证海牙认证于一体的中心平台运行。技术方案包括集成数据库、统一核算以及快速识别文件的能力，符合数字化办公规范。
自3月2日起，司法部地方机构的民政登记处和国家公证处开始接收海牙认证申请。
从现在起，海牙认证的形式发生了变化，将包含签发机构签名和印章的二维码。此外，每份海牙认证都将拥有唯一的二维码，以便快速确认其真实性。
—— 《司法法律报》援引乌克兰司法部的声明称。
在司法部网站上，可以在线查询自2026年3月起办理的每份海牙认证。该网站还存有此前已合法化文件的档案。特别便利的是，在核对时不仅会显示海牙认证本身，还会显示文件的扫描副本，这大大降低了欺诈的可能性。
除了纸质版，每份海牙认证还将拥有电子版（采用国际ASiC-E格式的电子签名文件），可以下载为PDF格式并提交给国外机构。
—— 《司法法律报》指出。
司法部还通报称，目前已开始全面建立用于海牙认证文件的签名和印章样本库。
在不久的将来，其他拥有文件合法化权限的乌克兰部门（内政部、税务局等）也将接入该登记处。
海牙认证电子登记处的更新不仅是一次技术改进。我们正在引入全新的海牙认证签发模式。这不仅方便了我们在海外的公民，也使我们能够与合作伙伴协作，引入全球领先的解决方案。海外公民无需担心不必要的官僚主义。新版海牙认证可在几分钟内验证真实性，从而把时间留给更重要的事情。
—— 司法部负责数字化发展、数字化转型和数字化的副部长奥尔加·里亚布哈表示。
自2026年3月3日起，更新后的登记处功能已向私人公证员开放。国家企业“国家信息系统”（NAIS）宣布了这一消息。这一技术方案实际上标志着海牙认证改革新阶段的圆满完成。
正如预期的那样，乌克兰私人公证员现在可以接收属于法院和司法机关职权范围的文件以及公证文书的海牙认证申请。
恢复私人公证员的访问权限，是朝着提升用户与国家服务交互便捷性迈出的又一步。
—— NAIS指出。
乌克兰引入海牙认证电子登记处并全面实施电子海牙认证的做法得到了欧盟的积极评价，欧盟曾为该改革提供了协助。
海牙认证电子登记处的现代化证明了乌克兰正在积极引入国际先进经验，并为公民创建现代化的数字服务。欧盟支持这些变化，这提高了乌克兰文件的可信度，并有助于乌克兰融入欧洲数字空间。
—— 欧盟驻乌克兰代表团负责欧洲一体化、管理与法治及公民社会部门的主管阿谢尔·圣地亚扬表示。
欧盟满意地指出，登记处的现代化增强了文件防伪保护，加快了查验速度并减少了官僚程序。
通过引入符合e-APP标准的安全数字工作流，我们正在协助建立一个提高乌克兰文件信任度并为未来实现完全数字化海牙认证服务做好准备的系统。
—— 电子政务学院执行主任汉内斯·阿斯托克总结道。
什么是海牙认证？
在我们的视频中，我们将介绍什么是海牙认证、为什么需要它、如何以及在哪里办理，并回顾海牙认证的历史。
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