犹他州成为美国首个实现完全数字化公文书合法化程序的州，通过电子海牙认证完成文件认证。据《犹他新闻通讯》报道。
如何在美国办理海牙认证
2026年9月，犹他州政府完成了公文书合法化领域新一轮改革，在采用海牙认证最新技术方面走在美国各州前列。
海牙认证适用于参加1961年《海牙公约》的国家。其他国家则采用更加昂贵、复杂且耗时的领事认证程序，通常需要先由文件签发国的主管机关对文件进行认证，然后再由文件使用国的领事机构办理认证。
海牙认证可以在所有《海牙公约》缔约国之间使用，而经过领事认证的文件通常仅在为其办理认证的特定国家使用。
美国的文件合法化体系总体而言是世界上较为复杂的体系之一。相关职能分散在不同政府机构之中，并同时存在横向和纵向的层级划分。在互联网论坛和社交媒体上，人们经常询问究竟应该在哪一个机构为特定文件办理海牙认证。
对于在国家层面、即联邦层面签发的文件，美国通常由联邦主管机关办理海牙认证。其中大多数文件需要提交至美国国务院认证办公室办理；涉及民事身份状况的领事报告，则应向美国国务院领事事务局、护照服务及公民事务部门办理；而联邦法院签发的文件，则需要向相关法院的书记官或副书记官申请认证。
“地方层面”的文件，例如民事身份文件、毕业证书、学历证明、医疗证明、证书、公证文书等，则由相关州政府主管机关办理海牙认证。但美国各州以及美国所属地区之间，并不存在一套完全统一的海牙认证办理体系。
通常负责签发海牙认证的州政府官员是州务卿或副州长。不过，这些官员当然不会亲自接收每一份需要认证的文件。为此，各州会在相关办公室内设立专门的部门或办事机构。
近年来，一些州开始在传统“纸质”海牙认证之外，同时使用电子海牙认证，或者至少引入其中部分电子化环节。例如，阿肯色州、加利福尼亚州、科罗拉多州、特拉华州、内华达州、纽约州、北卡罗来纳州、田纳西州、得克萨斯州和西弗吉尼亚州已经建立电子海牙认证登记册。
在这些州，海牙认证仍然加注在实体载体上，即普通纸质文件上，但每一份认证记录都会被录入专门的登记册，相关人员可以通过登记册方便地核验认证的真实性。
与此同时，康涅狄格州、肯塔基州、明尼苏达州、蒙大拿州、罗得岛州、华盛顿州和犹他州在2023年至2025年期间启动了完整电子海牙认证的试点项目。其中，犹他州在这一领域推进得最为深入。
如何在犹他州办理文件海牙认证
自2026年9月起，犹他州成为美国首个启动完全数字化电子海牙认证程序的州。现在，即使足不出户，也可以为电子文件办理合法化。
现在，犹他州居民无需再携带文件前往州议会大厦，也无需等待邮寄，只需在线提交文件即可获得电子版海牙认证……我们的州正在全美率先提供这种完全加密的文件交付方式，使整个流程更加便捷和安全……我们非常自豪能够成为第一个实现这一目标的州。
— 犹他州副州长戴德拉·亨德森在关于新程序启用的官方声明中表示。
她表示，开始实施完全数字化的海牙认证是“一项非常重要的事件”，为此准备了多年时间。
海牙国际私法会议秘书长克里斯托夫·贝尔纳斯科尼也亲自祝贺犹他州居民能够使用这项新服务。
通过将电子文件签发与可靠的在线核验结合起来，犹他州有助于提高公文书在国际使用中的效率、安全性和可及性，同时进一步加强《海牙认证公约》赖以建立的信任。
— 克里斯托夫·贝尔纳斯科尼在贺词中强调。
根据犹他州副州长办公室提供的数据，此前犹他州政府在试点项目期间已经签发了1200份电子海牙认证。
如今，犹他州进一步转向完全数字化的海牙认证程序，与 @Gov 签订合同，使用其电子海牙认证平台。 对于州政府而言，该平台的使用完全免费。公民只需要支付“数字交付”费用。
戴德拉·亨德森向记者介绍称，在过去六年中，犹他州对海牙认证的需求增长了250%，每年的海牙认证数量已经从18000份增加至45000份。
到目前为止，犹他州居民必须……预约，亲自前往州首府，或者将重要文件通过邮寄方式寄到我的办公室，才能获得海牙认证。
— 这位副州长表示。
现在，数字认证所需的时间预计将缩短80%。对于持有犹他州签发文件、但目前身处海外的人来说，这一程序尤其便利。
目前，数字化程序还不适用于由犹他州民事登记及统计部门签发的民事身份文件以及其他相关文件。
根据犹他州副州长办公室网站的说明，新海牙认证模式还具有以下优势：即时交付、可以同时向多个接收方发送文件，以及无需交出文件原件。
正如上海史密德商务咨询有限公司此前报道，2026年7月8日，犹他州政府宣布将采用统一格式的合法化证书，该证书既可以作为海牙认证，也可以作为领事认证的认证标记。自8月起，电子海牙认证以及合法化标记在犹他州也开始长期提供。
此外，犹他州还开放了海牙认证在线真实性核验功能，这意味着完整的电子海牙认证登记册已经开始运行。进行真实性核验时，只需在专门的在线表格中输入证书编号和特殊核验号码即可。
传统的纸质海牙认证程序目前仍然有效。副州长办公室原先用于接收海牙认证文件的专门“文件投递箱”已经停止使用。但申请人仍然可以通过预约后现场提交，或者通过邮寄方式提交文件。申请人需要提前从副州长办公室网站下载相应的申请表格。
犹他州政府建议优先采用现场提交方式，在现场提交申请时，可以使用英语或西班牙语。州内邮政服务目前存在延误。
值得注意的是，自2020年起，犹他州已经可以通过高度简化的程序在线办理结婚登记。这一程序在政治移民群体中非常受欢迎，同时，以色列公民也经常通过这一方式结婚，例如非宗教人士，或者与不同宗教信仰人士结婚的人，由于无法在拉比主持的宗教婚姻登记机构完成登记，因此会选择这种方式。
如果希望今后在其他国家使用犹他州签发的结婚证，则需要为其办理海牙认证。目前，犹他州的电子海牙认证尚未适用于民事登记文件，但一旦这一范围得到扩展，预计将对全球婚姻登记服务领域产生重大影响。
为什么需要电子海牙认证
电子海牙认证是纸质海牙认证的数字化形式，在电子环境下发挥与纸质海牙认证相同的功能。
负责推动和管理《海牙公约》的海牙国际私法会议一直积极参与电子海牙认证的推广工作。海牙国际私法会议制定了电子海牙认证应用指南，其中汇集了有关电子海牙认证技术实施和安全保障的国际最佳实践及建议。
该文件建议统一使用标准化的海牙认证模板、支持合格电子签名，并建立公开的电子登记册，以便快速、可靠地核验电子海牙认证的真实性。
尽管如此，电子海牙认证应用计划仍然属于自愿采用的机制。每个国家都可以根据本国法律和技术条件，自主决定是否将其纳入国内实践。
因此，电子海牙认证应用计划是一种现代化工具，旨在进一步提高公文书国际流通的效率和安全性。电子海牙认证的实施，是法律程序数字化以及跨境文件流转便利化的重要一步。
电子海牙认证能否顺利运行，其中一个重要因素是采用统一的文件格式。《海牙公约》规定了统一的海牙认证模板，该模板同样适用于纸质和电子版本。这有助于确保文件在各缔约国之间具有透明度和可识别性。
采用统一模板可以避免因格式不兼容而产生的技术问题，同时也能够方便接收境外文件的政府机构进行处理。
在电子环境下，海牙认证必须与原始文件建立“逻辑关联”，这意味着两个文件需要被共同保存，并通过统一系统进行核验，从而显著提高文件的可信度和安全性。电子海牙认证应用计划包括两个组成部分：
- 电子海牙认证：以数字形式生成的海牙认证，通过软件或其他技术手段制作，并可以例如通过电子邮件发送或提供下载。
- 电子登记册：用于登记海牙认证的在线登记系统，文件接收方可以通过该系统核验文件真实性。
使用电子签名对电子海牙认证进行验证，是这一体系中最复杂、也最具争议的问题之一。与文件格式不同，电子签名受到各国国内法律的监管，而不同国家对于电子签名的认可标准可能存在差异。
例如，在欧盟，符合电子身份识别与信任服务相关法规要求的合格电子签名已经成为广泛认可的标准，可以可靠地确认签署人身份，并核验签发海牙认证的机构是否具有相应权限。在其他国家，这类标准可能仍处于实施阶段，或者尚未建立，从而给跨境文件真实性核验带来一定风险。
电子海牙认证体系的一个重要组成部分，是公开提供的电子海牙认证登记册。该登记册应当向公众开放，并至少包含核验所必需的信息，例如海牙认证编号和日期、授权签署人的信息以及有关文件的信息。
电子登记册能够快速、便捷地核验海牙认证真实性，从而降低伪造风险，并简化政府机构的工作。
一些国家已经建立了此类登记册，并提供在线搜索和查看相关信息的功能，从而显著加快办理流程，提高电子文件的可信度。不过，安全性、访问的普遍性以及防范欺诈等问题仍然值得关注。
什么是海牙认证？
在我们的视频中，我们介绍什么是海牙认证、为什么需要海牙认证、在哪里以及如何办理海牙认证，同时介绍文件海牙认证的发展历史。
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我们可以提供哪些帮助？
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