牢记重要事项：出国前需要办理海牙认证的文件

及时对文件办理海牙认证可创造更多机会，并有助于避免不必要的风险和不愉快的情况。

什么是海牙认证及其作用

世界正变得日益全球化。人们在各国之间频繁流动，并可能经常更换居住国家。

仅在2024年，俄罗斯公民出境次数就达到2460万人次，其中1160万人次为旅游目的。因此，约1300万人次出境与就业、商业活动、教育、医疗、个人及家庭原因以及移居国外等事项相关。

俄罗斯公民最热门的出境目的地包括土耳其、哈萨克斯坦、中国、格鲁吉亚及亚美尼亚。

在就业、入学、结婚、生育、开设银行账户、购买房地产、办理居留许可或申请国籍时，通常需要提交多种文件。同时，在多数情况下，政府机构、雇主、教育机构及其他组织不会接受未经专门认证程序处理的外国文件。

长期以来，使文件能够在境外使用的唯一程序是领事认证。该程序通常包括在文件签发国的授权机构（通常为外交部或司法部）对文件进行认证，然后再由文件使用国的领事馆或使馆领事部门进行认证。

可以看出，领事认证程序较为复杂、官僚化且成本较高（通常至少需要缴纳两次费用）。 1961年，境外使用文件的认证程序得以简化。国际私法海牙会议通过了《取消外国官方文件认证要求的公约》，即通常所称的海牙认证公约。

海牙认证是一种国际统一标准的认证形式，用于确认文件的合法性，以便在承认该认证形式的国家和地区使用。

传统上，海牙认证表现为加盖在文件背面的专用认证章。随后又出现了单独附加的认证证书形式，或电子文件上的数字认证（电子海牙认证）。

在俄罗斯联邦，海牙认证通常以包含“Apostille”字样并引用公约的传统印章形式加盖，可加盖在文件原件背面，或在公证副本情况下加盖在需装订的单独页面上。

在俄罗斯，绝大多数官方文件均可办理海牙认证，但身份证件、军人证件、劳动手册以及海关、商业和外交文件除外。最常办理海牙认证的文件包括民事登记证明、学历证书、公证文件及无犯罪记录证明。

俄罗斯电子海牙认证仍处于发展阶段，目前尚未全面实施。然而，统一国家民事登记系统已建立电子海牙认证登记系统，可用于核查自2022年7月1日后由民事登记机关认证的民事状态证明文件。

可通过输入认证编号、日期及签发机关信息，或使用“民事登记认证系统”移动应用扫描文件二维码进行核查。 海牙认证主要包括两种方式：

1. 对文件原件办理海牙认证；
2. 对公证副本办理海牙认证（包括对本身不能办理海牙认证的文件副本进行认证，例如身份证件）。

同时，应根据文件使用国具体机构的要求确定认证形式。例如，葡萄牙、意大利及西班牙政府通常要求提交经海牙认证的文件原件，而格林纳达则接受经海牙认证的公证副本。

需要明确的是，对公证副本办理海牙认证时，认证的是公证员签名，而非被复制的文件本身。不规范的法律顾问可能会对这一细节进行误导，从而导致不可预见的法律风险。

目前，海牙认证公约共有128个成员国，涵盖几乎全部欧洲国家、大部分前苏联地区国家以及南北美洲国家。近年来，中国、加拿大、沙特阿拉伯等重要经济体也加入了该公约。

在公约成员国签发并完成海牙认证的文件，原则上应在其他成员国直接被接受，无需进一步认证，但个别司法管辖区可能存在例外规定。

俄罗斯已签署多项双边和多边文件互认协议（例如《明斯克公约》）。然而，实践中即使存在互认协议，某些机构仍可能单方面要求提供海牙认证印章。理论上可以通过诉讼挑战该要求。

但若涉及潜在雇主，诉讼并非理想解决方式，同时将耗费大量时间和资金。此外，个人可能需要迁往未与俄罗斯签订互认协议的国家。因此，出境前办理海牙认证通常是更稳妥的选择。

出国前应办理海牙认证的文件类型

出境（特别是永久移居国外）前，建议对所有官方文件办理海牙认证，包括出生证明及中学毕业证书。在俄罗斯，成年人通常很少使用这些文件，但在许多国家，这些文件经常被要求提交。

例如，在申请外国国籍时，政府机构通常更关注出生证明，而在申请大学入学时通常要求提供毕业证书。尤其考虑到当前国际政治环境，一些国家可能不承认俄罗斯高校颁发的学历证书。

许多俄罗斯居民在完成高等教育后，将中学毕业证书存放在高校档案部门。因此，如计划移居国外，应亲自前往大学或学院领取毕业证书。如证书遗失，则需向原签发机构申请补发。

如果签发或保存证书的教育机构已被撤销，则需查明档案移交机构并向其申请证书。

部分外国国家拒绝接受苏联时期签发的出生证明及其他文件，理由是苏联已不存在。此外，俄罗斯机构也常因该类文件缺少签发人员签名说明而拒绝办理海牙认证。

因此，在苏联时期出生的人员通常需要重新申请现代格式的出生证明并办理海牙认证。该程序通常需在文件签发地办理。

同样，民事状态证明文件应向签发地的民事登记机关或多功能服务中心申请海牙认证。

此外，苏联时期签发的许多文件目前已严重老化，可能无法被接受用于认证或境外使用。如文件状态较差，建议提前申请补发文件。

办理无犯罪记录证明海牙认证，应向签发文件所在地内务部信息中心申请。

学历证书认证可通过多功能服务中心或教育主管机关办理，但应提前确认具体机构是否提供海牙认证服务。

公证文件通常由签发地司法机关办理海牙认证。若文件持有人已在国外，仍可通过授权代表办理认证，但需要将文件邮寄回俄罗斯。授权代表可为亲属、朋友或专业服务机构工作人员。

未及时办理海牙认证可能导致错失就业机会或无法按时提交入学申请。而在某些情况下，海牙认证文件甚至可能成为重要竞争优势。