日本大学毕业后，无论是回国就业、继续升学，还是前往其他国家工作，接收机构都可能要求您为学历文件办理海牙认证。真正需要先确认的是：对方要哪一份证明、接受什么形式，以及这份文件在日本应当走哪条认证路径。
日本大学颁发的证书并不都能直接送往外务省办理海牙认证。私立大学以及已法人化的国立、公立大学出具的学历文件，通常需要先经过日本公证程序，再办理附加证明书（Apostille）。[1]
本页指南
日本学历文件在中国使用，还需要领事认证吗？
自2023年11月7日起，《取消外国公文书认证要求的公约》在中国与日本之间生效。日本出具、属于《公约》适用范围的公文书，办理日本附加证明书后，可送往中国内地使用，无需再办理中国驻日本使领馆的领事认证。[2]
不过，海牙认证并不代表接收机构一定接受该文件。申请前，应确认对方要求的是学位证书、毕业证明书还是成绩单，以及是否接受经公证的复印件、是否需要中文翻译。
例如，材料清单写的是“学位证明”，就应先确认毕业证明书是否包含所需的学位信息，避免完成认证后仍需补件。
日本毕业证、学位证和成绩单有什么区别？
“日本文凭”并不是一种固定格式的文件。向学校申请材料时，可以结合以下日文名称核对：
| 常见日文名称 | 中文说明 | 申请时需要确认 |
|---|---|---|
| 学位記 | 学位证书 | 是否要求使用毕业时颁发的证书，是否接受其他证明替代 |
| 卒業証書 | 毕业证书 | 与学位证书的关系及具体内容，以学校实际签发文件为准 |
| 卒業証明書 | 毕业证明书 | 是否足以证明接收机构要求的毕业及学位信息 |
| 修了証明書 | 课程修了证明书 | 是否记载所修课程及所获学位，是否满足提交用途 |
| 学位授与証明書 | 学位授予证明书 | 是否明确记载学位名称和授予日期 |
| 成績証明書 | 成绩单 | 是否需要完整课程、学分、成绩及评分说明 |
不同学校的文件名称和记载内容可能不同。向学校说明“用于海外提交，需要办理 Apostille”，并附上接收机构的材料要求，通常比笼统申请一份“毕业证明”更有帮助。
不要默认毕业证、学位证明和成绩单可以相互替代，也不要默认其中一份办理海牙认证后，其余文件就无需认证。
日本大学的学历文件可以直接办理海牙认证吗？
关键在于签发机构的法律性质和文件签发时间，而不只是学校名称中有没有“国立”或“公立”。
日本外务省区分以下情况：[1]
- 私立大学签发的学历文件：不能直接办理海牙认证，通常需先经过公证程序。
- 已法人化的国立、公立大学签发的学历文件：同样通常需先经过公证程序。
- 尚未法人化的国立、公立大学出具的文件，或在法人化前签发的相关文件：符合外务省要求时，可以申请直接办理海牙认证。
因此，“国立大学毕业证可以直接盖海牙章”并不是适用于所有文件的规则。办理前，应核对学校、签发日期、文件形式和印章。
日本学历海牙认证怎么办理？
-
1
第一步：确认接收要求和文件版本
先确认使用国家、接收机构、提交截止日期，以及所需文件的准确名称。如果机构提供了材料清单或样本，建议一并提交审核。
此时还应确认：使用日文还是英文版本、接受原件还是经公证的复印件、是否需要成绩单，以及翻译件应由谁出具。
-
2
第二步：准备文件并办理日本公证
对于需要公证的学历文件，应由日本公证机构确认具体办理形式。
日本学历文件的公证不能简单理解为“公证员直接确认文凭真实”。东京公证人会说明，毕业证明书等文件可以采用附具证明材料的声明书（Declaration）进行认证，具体应按照公证机构要求准备。[3]
如涉及声明书，应事先明确声明人、声明内容及签署方式；不同公证形式对本人到场和代理办理的要求并不相同。
-
3
第三步：办理法务局证明和海牙认证
一般公证路径为：
日本公证机构办理认证 → 所属法务局出具公证人印章证明 → 日本外务省办理海牙认证。
东京、大阪等适用地区的公证机构可提供一站式服务，将相关手续一并办理，申请人无需分别前往法务局和外务省。是否适用，应在受理前确认。[4]
-
4
第四步：翻译并提交完整文件
认证完成后，根据接收机构要求安排翻译和递送。提交前，应核对姓名、学校名称、专业、学位名称及日期，并确认翻译范围是否需要覆盖公证页和附加证明书。
请保留认证文件的完整装订，不要自行拆页、替换附件或重新组合文件。
必须把毕业证原件寄到日本吗？
应先确认具体路径，再决定寄送哪份原件。
如果接收机构接受学校另行签发的毕业证明书或学位授予证明书，可以先向学校询问申请方式，减少反复寄送珍贵证书的需要。若对方明确要求学位记、毕业证原件或特定公证形式，则应按该要求准备。
只有扫描件时，可以先用于方案审核，但不能据此认定扫描件本身就能直接办理日本外务省海牙认证。
如果证书遗失，不要先假定学校能够补发完全相同的证书。应询问学校可以出具哪些替代证明，再让接收机构确认是否接受。
人在中国，可以委托办理日本学历海牙认证吗？
可以先通过扫描件进行审核，再根据确认的方案安排日本境内手续。
日本外务省接受代理申请，但不接受从海外直接寄送的认证申请；居住在海外的申请人应通过日本境内代理人提交。[5] 公证环节是否可以代理、需要什么授权材料，则需另行确认。
咨询时，建议准备：
- 需要办理的学历文件清晰扫描件，包括背面及附件；
- 学校名称、文件名称和签发日期；
- 使用国家、接收机构及用途；
- 接收机构的材料要求或通知截图；
- 文件目前所在国家和提交截止日期。
正式办理时，再根据确认清单提供身份证明、授权文件及所需原件。涉及个人签署或宣誓的事项，不能仅凭一般代办授权判断是否可由代理人完成。
日本学历海牙认证需要多久，费用包括哪些？
完整周期应分别计算学校出件、公证认证、翻译和递送时间。尚未取得学校证明、需要补件或涉及国际快递时，不能只按外务省的处理时间安排提交日期。
日本外务省目前公布：材料无缺漏、无需进一步确认时，通常在受理后3个工作日寄出认证文件，且不提供加急认证服务。这不包括前置公证、学校出件及邮寄时间。[5]
费用则应按服务项目确认：
| 项目 | 需要确认的内容 |
|---|---|
| 学校出件 | 是否需申请新的毕业证明、学位证明或成绩单 |
| 日本公证及相关手续 | 文件数量、语言、声明书及具体办理形式 |
| 代办服务 | 审核、递交、进度跟进及领取安排 |
| 翻译 | 语言、页数、认证附件范围及接收机构要求 |
| 递送 | 日本境内邮寄和国际快递 |
日本外务省本身不收取认证申请费；委托办理产生的公证、服务、翻译和邮寄等费用应另行计算。[5]
发送文件时一并说明截止日期，有助于判断是否需要优先申请学校证明，以及整体时间是否充足。
海牙认证和留服学历学位认证有什么区别？
这两种“认证”解决的问题不同。
| 比较项目 | 日本学历海牙认证 | 教育部留学服务中心学历学位认证 |
|---|---|---|
| 主要作用 | 证明相关签名、签署人身份及印章，便利文件跨境使用 | 对境外学历学位的合法性、真实性及与中国相应学历学位的对应关系等进行评估 |
| 办理体系 | 日本公证、法务局和外务省等，视文件路径而定 | 教育部留学服务中心 |
| 是否相互替代 | 不能自动替代留服认证 | 不能据此认定所有海外用文要求均已满足 |
如果单位要求的是“留服认证报告”，应按照留服中心规定申请；如果要求的是“附加证明书”或“Apostille”，则需确认日本文件的海牙认证路径。[2][6]
对于只写了“学历认证”的材料清单，建议先向接收机构问清楚具体名称，避免办错手续。
日本学历文件翻译需要注意什么？
不能统一认定所有日本学历文件在中国使用时都必须办理“公证翻译”，也不能仅因学校出具了英文版就认定无需翻译。具体应遵循接收机构的要求。[2]
办理前，建议确认：
- 是否要求中文译文；
- 是否需要翻译机构盖章、译者声明或翻译公证；
- 是否需要翻译公证文件和海牙认证页；
- 学位、专业和学校名称是否需与已有申请材料保持一致。
如文件中的姓名存在汉字、假名和护照拼写差异，应提前说明，并按要求提供对应证明。翻译应忠实反映原文，不能擅自将课程修了证明改写成原文未载明的学位证书。
用于其他国家时，什么时候需要领事认证？
如果《取消外国公文书认证要求的公约》不适用于日本与文件使用国之间，可能需要办理日本外务省公印确认，再由目的国驻日本使领馆进行领事认证。
应特别注意：公印确认与海牙认证的受理范围不同。部分学校文件可以直接申请公印确认，但不能直接申请海牙认证；不能把两种程序的前置要求完全照搬。[1]
是否需要公证、翻译或其他审核，应结合目的国使领馆和接收机构的要求确定。
日本学历海牙认证常见问题
不要默认可以。两者内容和用途不同，应先按接收机构的要求确认需认证的文件范围，再由办理机构确认公证结构及附加证明书数量。即使某种合并形式能够办理，也应先确认接收机构是否接受。
英文版解决的是语言问题，不能替代接收机构要求的海牙认证。是否可直接使用英文版、是否还需翻译，应分别确认。
应先审核电子证明的形式。日本外务省明确列有不受理的数字水印证明类型，包括通过 POPITA 核验的相关学历证明。不要默认所有学校电子文件打印后都符合受理条件。[1]
把接收机构的材料清单和现有文件一起发送审核。先确定证明内容和认证形式，再向学校申请，可以减少重复出件、认证和邮寄。
Schmidt & Schmidt 如何协助办理？
上海史密德商务咨询有限公司可根据文件和使用要求，协助安排日本学历文件审核、公证及海牙认证、适用的领事认证、翻译和国际递送。需要重新申请学校证明时，可先评估学校的申请条件和委托办理可行性。
请发送您的日本毕业证、学位证或成绩单扫描件，并告知使用国家、接收机构和截止日期，我们将据此提供材料清单、办理方案及费用说明。
尚未取得纸质文件、只有扫描件，或已经离开日本，也可以先联系我们确认下一步。
有关日本文件海牙认证及领事认证的更多信息，请参阅日本海牙认证与领事认证服务。
