全面数字化：美国康涅狄格州海牙认证程序的变化
康涅狄格州政府正在推进一项大规模的文件合法化改革——2025年他们已经改变了申请提交程序，而电子海牙认证也即将推出。相关信息由该州官方互联网资源发布。
为什么需要美国海牙认证
海牙认证是一种国际标准化形式，用于确认文件的合法性，以便在承认此类合法化形式的国家和地区使用。通常它表现为特殊的印章或证书。然而近年来，电子海牙认证（e-Apostille）也逐渐普及——这是一种特殊的数字标记，用于确认以电子形式签发的文件的真实性。
正如上海史密德商务咨询有限公司此前报道，美国于1980年12月24日加入了《1961年10月5日取消外国公文书认证要求的海牙公约》（即海牙认证公约）。1981年12月15日，该国际公约正式在美国生效。
在此之前，如果要在国外使用美国文件，或者在美国使用外国文件，必须进行漫长且昂贵的领事认证程序。而自1981年起，在两种情况下只需办理海牙认证即可使文件获得承认。
不过，需要注意的是，只有在文件将用于《1961年海牙公约》成员国时，才可以办理海牙认证。在所有其他情况下，仍然需要进行领事认证。不过，在美国的一些州还引入了所谓的“通用证书”——一种特殊的统一格式，同时被视为海牙认证和领事认证标记。
与许多其他国家不同，美国没有统一的国家机构负责全国范围内的海牙认证或领事认证。负责为文件加注海牙认证的机构取决于文件的签发机构。
联邦机构签发的文件由美国国务院认证办公室办理海牙认证；联邦法院文件由联邦法院系统的书记官办理；其他文件（如民事状态文件、医疗文件、教育文件等）则由各州政府机构负责办理，通常是州务卿或副州长办公室。这些文件的受理和处理通常通过其办公室内的授权部门完成。
如何在康涅狄格州办理海牙认证
在康涅狄格州，当地文件的海牙认证由州务卿负责办理。申请人应联系州务卿办公室下属的认证与海牙认证部门。
2025年，康涅狄格州政府启动了该州海牙认证程序的改革。 自2025年7月21日起，州务卿开始为所有需要认证的文件签发统一的真实性证书，无论是海牙认证还是领事认证均采用同一种格式。所有提交用于在国外使用的文件都将按照统一程序进行处理。
在康涅狄格州，可以办理认证的文件必须由以下人员或机构签发或认证：
- 康涅狄格州公证人；
- 市政秘书及其助理和副职；
- 民事登记官及其助理和副职；
- 州最高法院书记官及助理书记官；
- 州政府机构专员；
- 治安法官。
自2025年9月2日起，仅保留在线方式提交海牙认证申请。自该日期起，纸质申请表将不再被接受。
目前在康涅狄格州办理文件海牙认证的流程如下：
- 准备文件原件或经认证的副本；
- 确认文件在过去10年内已由康涅狄格州公证人认证，或由州授权官员进行认证，并且文件上必须带有官方印章；
- 访问州行政服务网站并注册账户；
- 登录该网站并提交海牙认证申请；
- 通过邮寄、快递或 FedEx、UPS、DHL 等服务将文件寄送至州务卿办公室。
提交文件时还需要附上付款收据（或已支付订单编号）以及写明回寄地址并贴好邮票的回邮信封。
申请人可以通过政府服务网站的个人账户跟踪文件状态。标准海牙认证办理时间为5—7天，加急服务可在24小时内完成。
州务卿不会为计划在波多黎各、关岛、美属维尔京群岛、美属萨摩亚或北马里亚纳群岛使用的文件办理海牙认证，因为这些地区属于美国领土。
为推出康涅狄格州电子海牙认证做准备
康涅狄格州政府提出了 SB 294 号法案，该法案涉及商业名称、虚假文件提交、不当商业提案、公司解散、海牙认证办理以及公证费用等问题。
该法案已经通过公众听证程序，并将继续推进2025年开始的海牙认证改革。
法案规定，康涅狄格州办理海牙认证的政府费用为40美元。对于收养相关文件，费用为15美元。
该法案确认了州务卿在办理海牙认证和领事认证方面的权限，同时引入电子海牙认证，其法律效力与传统纸质海牙认证完全相同，并收取相同的费用。
目前尚未公布该法案正式生效的时间。
什么是海牙认证？
在我们的视频中，我们介绍什么是海牙认证、为什么需要海牙认证、如何以及在哪里可以办理海牙认证，以及文件海牙认证制度的发展历史。
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