经过认证的文件才可以在另一个国家使用。可以认证的文件包括公民身份证明，法院命令和毕业证等。
认证的内容包括：
- 该文件由主管和专家机构发布
- 文件上的签名，封条或印章是真实的
- 文件格式正确
注意：合法化的需求仅适用于官方的非商业文件
有以下几种文件认证方式：
- 领事认证
- 海牙认证
- 商会认证
注意：如果一个国家不是海牙公约国，则需要办理领事认证。领事认证比海牙认证过程更加复杂。在大多数情况下，商会的文件认证适用于合同、票据、发票等商业文件。
不一定。在某些情况下，各国会签订协议，签订这种协议的两国国家之间不用再进行文件合法化。
领事认证的目的是让世界各国在往来文书时更加便利。目前，中国尚未与任何国家签订互相免除领事认证的双边条约或协定。所以，外国文书都需要在办理领事认证后才能在国内使用。
单认证是指中国外交部或外事办公室的认证，单认证的文件仅需外交部认证就能在国外使用；双认证是文件先经过外交部单认证后，再由使用国驻华使馆或其他领事部门第二次认证。 在实践中，绝大部分驻华使领馆规定文书要办理双认证。
公证由公证处受理，目的是证明原文件的真实性；领事认证是外交部领事司在确认文件真实的基础上，使该文件在其他国家仍然能被使用。在实践中，公证和领事认证一般是紧密相连的两个步骤， 一份文书必须办先好公证才能办理领事认证。
一些事实可变性较强的公证书，例如，婚姻状况和无犯罪记录的有效期一般为6个月，但各国的公证书的有效期可能不同，所以要视情况而定。
海牙认证（Apostille） 只是国务卿颁发的专门证书的名称。 海牙认证会被附在您的原始文件上，以验证原始文件的合法性和真实性，所以它会被任一海牙公约成员国认可。
海牙公约的所有成员国都承认经过海牙认证的外国文件，不需要任何其他形式的认证。
海牙认证和领事认证的共同点是，它们都能确认提交给另一个国家机构的官方文件的真实性。，它们有很多不同之处。
| 区别 | 海牙认证 | 领事认证 |
| 适用性 | 适用于所有已签署1961年海牙公约的国家 | 适用于没签署1961年海牙公约的国家 |
| 复杂性 | 相对不复杂 | 相对复杂 |
| 是否需要将文件提交到领事馆 | 不需要 | 需要 |
| 认证文件的用途 | 可在任何海牙公约国使用 | 只能在做领事认证的国家使用 |
海牙认证的文本必须包含以下详细信息：
- 标题 «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)»
- 签发海牙认证的地区名
- 签署经海牙认证的文件的人的全名
- 签署经海牙认证的文件的人的职位
- 签发文件的组织名称
- 证明文件的政府机构名称
- 应用海牙认证的城市名称
- 海牙认证的日期
- 海牙认证的号码
- 签发海牙认证的机构的印章
- 签发海牙认证的官员的签名
海牙认证的文本必须包含以下详细信息：
- 标题 «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)»
- 签发海牙认证的地区名
- 签署经海牙认证的文件的人的全名
- 签署经海牙认证的文件的人的职位
- 签发文件的组织名称
- 证明文件的政府机构名称
- 应用海牙认证的城市名称
- 海牙认证的日期
- 海牙认证的号码
- 签发海牙认证的机构的印章
- 签发海牙认证的官员的签名
办理孩子在国内的户口需要出具我国驻外使馆认证的孩子的出生证明。可以在居住国办理孩子出生证明的公证认证后，再向中国驻当地使领馆申请办理领事认证。
